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Archivage de vos documents papier : organisez la mémoire de votre entreprise !

archivage

Des archives bien rangées constituent un gain de temps et d’énergie. Un archivage bâclé, et ce sont des minutes et des heures que l’on perd à rechercher un document ou pire encore, une recherche restée vaine...


Archivage et délais de conservation des documents.

Le délai de conservation des documents est généralement lié aux délais de prescription. Il y a prescription lorsque les contestations ne sont plus possibles. Dans ce cas, la conservation – et donc l’archivage - des documents à titre de preuve n'est plus nécessaire.

Par ailleurs, certains documents peuvent être affectés par plusieurs prescriptions. Par exemple, la facture est soumise à deux prescriptions : 10 ans en tant que document comptable, et 3 à 6 ans en tant que support fiscal.

Par précaution, il est conseillé de considérer a durée d’archivage le plus long dans le cas où plusieurs prescriptions s’appliquent au même document.


Archivage des pièces comptables
Liste des documents à conserver Délais Textes applicables
Livres et registres comptables (livre-journal, grand livre, livre d'inventaire) 10 ans(1) C. Com, art. L123-22, alinéa
Pièces justificatives 10 ans(2) C. Com, art. L123-22, alinéa 2
Factures 10 ans(2) C. Com, art. L123-22, alinéa 2
Bons de commande 10 ans(2) C. Com, art. L123-22, alinéa 2
Bons de livraison 10 ans(2) C. Com, art. L123-22, alinéa 2

Archivage des documents commerciaux
Liste des documents à conserver Délais Textes applicables
Correspondance commerciale 10 ans(3) C. Com, art. L123-22, alinéa
Contrats conclus entre commerçants ou entre commerçants et non-commerçants 10 ans C. Com, art.L110-4
Contrats conclus par voie électronique pour un montant supérieur à 120 € (à compter de la conclusion du contrat) 10 ans C. Consommation, art.L134-2
Documents établis pour le transport des marchandises (connaissement, avis d'expédition, etc.) 10 ans C. Com, art.L110-4
Documents bancaires (relevés bancaires, avis de débit et de crédit, talons de chèques, etc.) 10 ans C. Com, art.L110-4
Contrats d'acquisition et de cession de biens immobiliers et fonciers 10 ans C. Civ, art.2262

Archivage des documents relatifs au droit social et droit du travail
Liste des documents à conserver Délais Textes applicables
Registre du personnel 5 ans C. Trav, art.L620-3 et R620-3
Documents concernant les salaires, primes ou indemnités (bulletins de paie, reçu pour solde de tout compte, etc.) 5 ans C. Civ, art. 2277
C. Trav, art. L143-14
Documents relatifs aux charges sociales 3 ans
(+ l'année en cours)
C. Sécu Soc,art.L244-3
Documents relatifs aux vérifications et aux contrôles au titre de l'hygiène et de la sécurité 5 ans C. Trav, art.L620-4 et R620-6
Disques tachygraphes dans les transports routiers 1 an(5) Art. 26 du Règlement n° 561-2006 du 15 mars 2006
Documents relatifs à la comptabilisation des horaires de chaque salarié 1 an C. Trav, art.L611-9

Archivage des documents relatifs au droit des sociétés
Liste des documents à conserver Délais Textes applicables
Statuts de société (ou association ou GIE) et annexes 30 ans C. Civ, art. 2262
Pièces modificatives des statuts 30 ans C. Civ, art. 2262
Registre de titres nominatifs 30 ans C. Civ, art. 2262
Ordres de mouvement 30 ans C. Civ, art. 2262
Carnet à souche des attestations d'inscription en compte 30 ans C. Civ, art. 2262
Registres des procès-verbaux d'assemblées et/ou de conseils d'administration (cotés et paraphés) 30 ans (à compter du dernier PV enregistré) C. Civ, art. 2262
Feuilles de présence et pouvoirs, convocations 3 ans C. Com, art. L235-9
Rapports du gérant ou du conseil d'administration 3 ans C. Com, art. L235-9
Rapports des commissaires aux comptes 3 ans C. Com, art. L235-9
Comptes annuels 10 ans (à compter de la clôture de l'exercice considéré) C. Com, art. L132-22, alinéa 2
Traité de fusion et autres actes liés au fonctionnement de la société, documents de la société absorbée 30 ans(4) C. Civ, art. 2262

  • (1) À compter de la clôture du livre ou registre.
  • (2) À compter de la clôture de l’exercice comptable.
  • (3) Lettres reçues et copie des lettres envoyées, bons de commande, bons de livraison.
  • (4) À compter de la date à laquelle l'acte cesse de produire ses effets : dissolution du groupement, cessation des relations contractuelles.
  • (5) Préconisation : 5 ans (pour la prescription salariale).

Retrouvez toutes nos solutions pour l'archivage de vos documents en suivant ce lien : Archivage

Par ailleurs, dès que vous le pouvez, classez vos dossiers d'archivage et jetez les papiers inutiles dans votre corbeille régulièrement, vous éviterez ainsi tout amoncellement de documents sur votre bureau.

Si vos documents sont confidentiels , pensez à utiliser des destructeurs de documents. Ils vous permettront de préserver efficacement la confidentialité de l’archivage dans votre entreprise en réduisant vos documents en fibres ou fines particules.


Prévoir son volume d’archivage

Quelques repères :

  • Une boîte archive dos de 8 cm = 500 feuilles A4.
  • Généralement, ces produits dédiés à l'archivage sont livrés à plat, ils sont donc facilement stockables. Par ailleurs, la double indexation des boîtes archives permet un classement horizontal ou vertical.
  • Un rangement en caisse à couvercle permet une organisation par code couleur et la possibilité d’un indexage sur tous les côtés. Idéal pour du stockage à consultation ponctuelle et le transport d’archives.
  • Une caisse archive = 5 boîtes archives dos de 8 cm soit 2500 feuilles A4.

En fonction du volume à stocker, quel rayonnage adopter ?

Selon l'emplacement prévu, choisissez un modèle simple face pour l'adosser à un mur ou un rayonnage double face pour être utilisé en travée. Selon l'évolution de votre archivage, un système modulaire (élément départ puis éléments suivants) laisse la cpossibilité d'être complété.

Pour aller plus loin : www.service-public.fr

rayonnage


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